Автоматическая сортировка писем в Gmail

Автоматическая сортировка писем в GmailЕсли вы подписаны на различные рассылки или ведете активную деловую переписку и хотите, чтобы входящие письма автоматически раскладывались по папкам, то эта статья для вас. В ней я расскажу, как настроить почтовый ящик на автоматическую сортировку входящих сообщений без вашего участия.

При большом количестве входящих сообщений возникает желание разложить их по «полочкам», т.е. по отдельным папкам. В терминах Gmail это означает присвоить письмам с определенными общими признаками (адрес отправителя, текст в теме, вложения и т.п.) одинаковый ярлык. Как это сделать?

Создание фильтра

  1. Заходим в наш почтовый ящик.
  2. В строке поиска нажимаем справа стрелку. Появляется окно, в котором надо ввести критерии поиска сообщений. Например, найдем все письма, пришедшие с адреса admin@webkomfort.ru. Для этого в поле «От» укажем этот адрес.
    Вы можете указать в качестве условий отбора адрес получателя, содержимое текста, наложить ограничение на размер и дату письма, а также комбинировать параметры.
  3. Чтобы убедиться в правильности составленного запроса, нажмите кнопку «Поиск почты».
  4. Если вы видите письма, которые хотите переместить в отдельную папку, нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».

Настройка фильтра в Gmail

  1. На следующем этапе укажите где будут располагаться письма. В нашем случае мы перенесем письма из папки «Входящие» в папку «Рассылки – web-komfort.ru». И сразу применим это действие к соответствующим входящим сообщениям. Для этого установим флаги как показано на рисунке ниже, выберем ярлык и нажмем кнопку «Создать фильтр».

Настройка фильтра в Gmail

  1. Все письма, которые были отправлены с адреса admin@web-komfort.ru переместились из папки «Входящие» в папку «Рассылки — web-komfort.ru» (им был присвоен ярлык «Рассылки/web-komfort.ru»).

Теперь все такие письма будут автоматически отфильтрованы и помещены в нужную папку. Теперь вам не нужно долго искать во входящих очередное письмо рассылки. Оно уже лежит в отведенном для него месте.

Быстрое создание фильтра

Предположим, у вас появился новый деловой партнер. Он написал вам несколько писем, которые находятся в папке «Входящие».Вы решили завести под них отдельную папку. Чтобы быстро создать фильтр необходимо сделать следующее.

  1. Открыть письмо.
  2. Нажать стрелку рядом с кнопкой «Ответить» и выбрать пункт «Фильтровать похожие письма».
  3. Откроется стандартное окно параметров поиска. Затем следует выполнить действия, описанные выше.

Быстрое создание фильтра в Gmail

Как изменить параметры фильтра?

Если в папку, которую вы настроили для сбора писем, удовлетворяющих определенным критериям, попадают кроме нужных, другие письма, измените фильтр. Зайдите в «Настройки» — «Фильтры» и нажмите  «Изменить». Откроется знакомое вам окно настройки поиска. Уточните запрос. Например, для рассылок можно указать слово, которое всегда встречается в теме письма.

Управление фильтрами в Gmail

Как удалить фильтр?

Если фильтр больше не нужен, его можно удалить через раздел «Настройки» — «Фильтры». Зайдите туда и выберите «Удалить».

Экспорт, импорт фильтров

При наличии нескольких аккаунтов на Gmail существует возможность переносить фильтры между почтовыми ящиками. Как это сделать? Для начала следует сохранить настройки фильтров в файле, т.е. произвести экспорт. После этого перейти в другой почтовый ящик и там произвести выгрузку (импорт) настроек из файла.

Экспорт фильтров

  1. Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
  2. Отметить фильтры, которые вы хотите перенести.
  3. Нажать кнопку «Экспорт». Будет создан файл mailFilters.xml, который надо сохранить.

Экспорт-импорт фильтров в Gmail

Импорт файлов

  1. Перейти в раздел «Настройки» — «Фильтры».
  2. Нажмите «Импортировать фильтры».
  3. Нажмите кнопку «Выберите файл».
  4. Выберите файл с фильтрами – mailFilters.xml.

Экспорт-импорт фильтров в Gmail

  1. Укажите фильтры, которые хотите перенести. Если необходимо сразу применить фильтр, отметьте пункт «Применить новые фильтры к существующим письмам».

Экспорт-импорт фильтров в Gmail

  1. Нажмите кнопку «Создать фильтры». В случае успеха, в настройках появятся фильтры.

Фильтры это очень удобный и мощный инструмент, с помощью которого настраивается автоматическая сортировка писем. Попробуйте использовать фильтры, и вы больше не сможете без них обходиться.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *