Дополнительные возможности при работе с Google Документами

Дополнительные возможности Google DocsПомимо основных инструментов по редактированию и форматированию текста, Google предоставляет дополнительные возможности при работе с документами. Среди них, знакомые и привычные по текстовым процессорам поиск и замена, проверка правописания, статистика по количеству слов и знаков.

Но есть такие, которые задействуют преимущества онлайн работы. Среди них расширенный поиск. Вы можете прямо в документе искать нужную информацию в интернет.

Публикация в глобальной сети хороший способ донести информацию до широкой аудитории. Можно  сделать это посредством сайта, но Google Docs предоставляет для этого более простые средства. Он позволяет разместить документ в интернет сразу после окончания редактирования.

Наконец, вы можете перевести на другой язык ваш документ и получить его копию с идентичным оформлением и графическими объектами.

Если стандартных инструментов сервиса вам недостаточно, установите дополнения от сторонних разработчиков и вставляйте в свои документы диаграммы, подписи, арт-объекты и пр.

Как заменить слово в тексте?

Поиск и замена это часто используемые операции при работе с текстами. Самое главное их преимущество – экономия времени. Вместо того чтобы пролистывать документ и внимательно вчитываться в каждую строку, достаточно указать слово или фразу и – вуаля! Система найдет и сама заменит то, что вы указали.

В Google Документе эта операция вызывается через меню «Правка – Найти и заменить». В появившемся окне введите слово, которое надо найти и сервис сразу «подсветит» все результаты. Для переходов между строками воспользуйтесь кнопками «Пред.», «Далее».

Чтобы произвести замену, укажите в поле «Заменить на» на что надо заменить искомую фразу и воспользуйтесь кнопками «Заменить» или «Заменить все».

Поиск и замена текста в Google Документе

Как проверить текст на ошибки онлайн?

Грамотно составленный документ без орфографических ошибок всегда воспринимается лучше. Даже если ошибки были допущены случайно, они бросаются в глаза. И здесь Google Документ приходит нам на помощь, предоставляя онлайн инструменты проверки правописания. Система  «смотрит» только орфографию и предлагает исправить неверно написанные слова. Вы можете согласиться или внести исправления вручную.

Проверка правописания доступна в разделе «Инструменты». Как только будет обнаружена ошибка, Google Docs остановится, пометит слово «маркером» и предложит варианты дальнейших действий.

Проверка правописания в Google Документе

Щелкните по кнопке «Заменить», чтобы принять предложенный вариант правки. Или нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Заменить» и выберите вариант «Заменить все», чтобы исправить все подобные случаи.

Иногда система указывает на ошибку, там, где ее нет. Это может быть термин или сленговое выражение. В этом случае можно сразу перейти к следующей ошибке, воспользовавшись командой «Пропустить». Для того, чтобы Google Docs «не ругался» в аналогичной ситуации, щелкните по стрелке справа от кнопки «Пропустить» и нажмите «Пропустить все» или «Добавить в словарь». В последнем случае, система и в других документах не будет считать указанное слово ошибочным.

Расширенный поиск в интернет

Расширенный поиск позволяет в режиме редактирования найти информацию в сети и вставить в документ ссылку на найденный ресурс или цитату. Например, в вашем тексте используется упоминание какого-либо исторического факта. Вы хотите познакомить читателя с этими событиями, но не желаете приводить его описание, чтобы не отклоняться от главной мысли. Выделите фразу, например, «война 1812 года» и выберите «Расширенный поиск» в меню «Инструменты».

Google осуществит поиск в интернет и покажет найденные ресурсы. Предположим, среди результатов будет, «Wikipedia – Война 1812 год». Наведите на него курсор мыши и выберите «Вставить ссылку». Тогда помеченный текст превратится в гиперссылку, по которой пользователь сможет перейти на Википедию, чтобы почитать об упомянутых событиях.

Расширенный поиск в интернет

Статистика текста в документе

Иногда необходимо знать, сколько страниц, слов и знаков в документе. Посмотреть эти сведения можно, если зайти в меню «Инструменты» и щелкнуть по пункту «Статистика текста».

Как перевести Google Документ?

Автоматический перевод хорошо справляется с простыми текстами, но не следует на него сильно полагаться. В лучшем случае вы получите текст с искаженным смыслом, в худшем – совсем не то о чем написано в оригинале.

Хочу сказать, что в этом направлении Google надо еще работать. И дело даже не в переводе. В переведенном документе местами искажается форматирование, большие буквы в начале строки преобразуются в строчные, игнорируются слова, выделенные жирным шрифтом и подчеркиванием и др.

В общем, не советую.

Как разместить документ в интернет

Допустим, вы преподаватель и хотите оповестить своих студентов об изменении расписания лекций. Создайте Google Документ и опубликуйте его в интернет. Ссылку можно переслать по e-mail или передать другим образом. Теперь учащиеся всегда будут знать расписание, даже если оно изменится. Сервис автоматически будет обновлять документ после его редактирования.

Как открыть информацию для общего использования?

  1. Создайте Google Документ.
  2. Зайдите в меню «Файл».
  3. Воспользуйтесь командой «Опубликовать в Интернете…».
  4. Откроется окно, в котором надо нажать кнопку «Начать публикацию».
  5. В следующем диалоге будет указана ссылка, которую надо передать всем заинтересованным лицам. Сделать это можно здесь же переслав по электронной почте или с помощью социальных сетей. Если вы передумали, нажмите кнопку «Прекратить публикацию».

Чтоб закрыть доступ к документу, воспользуйтесь командой «Опубликовать в Интернете…» из меню «Файл». Откроется форма, в которой щелкните по кнопке «Прекратить публикацию».

О том, как открыть общий доступ к файлам на Google Диске читайте здесь.

Опубликовать Google Документ в интернет

Отправить Google Документ по электронной почте

Хотите передать документ по e-mail, чтобы получатель смог открыть его у себя на компьютере? Зайдите в меню «Файл», выберите пункт «Прикрепить к сообщению эл. почты…» и далее:

  1. Обязательно установите формат к которому будет преобразован Google Документ. Это может быть HTML, PDF, DOCX (документ Word), RTF (форматированный текст), TXT (обычный текст без форматирования). Чаще всего пользуются PDF, RTF и DOCX.
  2. Заполните поля как для обычного письма: адрес получателя, тема, текст сообщения. Чтобы посмотреть в каком виде ваше отправление дойдет до адресата, поставьте флажок «Отправить мне копию».
  3. Нажмите кнопку «Отправить».

Прикрепить Google Документ к e-mail

Дополнения Google Docs

Дополнения это приложения, которые добавляют новые возможности в Google Документы, такие как диаграммы, интеллект-карты, проверка правописания и т.п. Среди них имеются как бесплатные, так и платные. Почти все дополнения реализованы в англоязычном варианте. Галерея расширений не велика, но, возможно, вы найдете в ней что-то полезное.

Чтобы перейти к установке, выберите «Дополнения – Установить дополнения». Откроется список. Подберите приложение, наведите на него мышку, а затем щелкните по кнопке «Бесплатно». Система укажет, что для работы, дополнению необходимо получить доступ к вашим Google Документам. Нажмите кнопку «Принять» и дождитесь окончания процесса.

Отныне в меню «Дополнения» у вас появился новый инструмент. Например, вы добавили работу с диаграммами. Запустите соответствующее приложение, настройте и сохраните диаграмму. После этого она будет вставлена в текущую позицию курсора в вашем документе.

Подведем итог. Теперь вы знаете как в Google Документе осуществлять поиск и замену текста, проверять правописание, получить статистику текста, опубликовать документ в интернет. Не забывайте о возможностях расширенного поиска дополнениях.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *