Как архивировать письма в Gmail?

Архивирование писемПредыдущая статья была посвящена удалению и восстановлению сообщений. Но что делать, если имеется письмо, например, с контактными данными отправителя, и эта информация может быть востребована в будущем? Оставлять сообщение во «Входящих» не имеет смысла или не хочется, но и удалить письмо нельзя. В этом случае удобно архивировать письма. Сообщения как бы убираются в «дальний ящик». В котором, при желании, вы всегда их можете найти, но при этом они перестают отображаться в папке «Входящие» не отвлекая ваше внимание.

Рассмотрим технические моменты этой процедуры.

Ручное архивирование сообщений

В архив можно помещать как отдельные сообщения, так и целые группы писем. Для этого необходимо:

  1. В папке «Входящие» отметить письма, которые вы желаете архивировать.
    Для одиночных сообщений установите флажок слева.
    Чтобы отобрать серию сообщений, объединённых общим признаком, воспользуйтесь фильтрами (о фильтрах читайте здесь) и нажмите кнопку «Выбрать».

Щелкните по кнопке «Архивировать».

Архивирование писем в Gmail

Обработанные письма исчезнут из папки «Входящие», но к ним, по прежнему, можно получить доступ.

Автоматическое архивирование

Если вы хотите, чтобы входящие письма автоматически помещались в архив, необходимо задать фильтры, которые будут это делать. Как архивировать письма без вашего участия, подробно описано в статье «Автоматическая сортировка писем в Gmail».

Как найти архивированное сообщение?

Мы поместили письмо в архив. Прошел год, и тут нам срочно понадобилось посмотреть, что было в том самом сообщении. Что делать?

  1. Идем в раздел «Еще – Вся почта».
  2. Находим в списке нужное письмо. Для этого можно воспользоваться фильтром.
    Я предлагаю применить операторы расширенного поиска и вставить в строку поиска следующее выражение: «has:nouserlabels -label:inbox -label:trash -label:spam». Оно означает, что необходимо показать все сообщения без пользовательских меток, исключив письма из папок «Входящие», «Корзина», «Спам». Таким образом, мы увидим только те письма, которые находятся в архиве.
  3. Письма в архиве можно просматривать, удалять, помечать и т.д.

Как извлечь письмо из архива?

Работа с сообщениями в архиве ничем не отличается от работы с другими письмами. Но если вы решили восстановить архивированное письмо в папке «Входящие» в это нет ничего сложного. Достаточно выполнить несколько простых шагов:

  1. Зайти в раздел «Еще – Вся почта».
  2. Найти письмо как это описано выше. Отметить сообщение с помощью флажка слева.
  3. Нажать кнопку «Поместить во входящие».

Перенос письма из архива Gmail

Обратите внимание! Если вам ответят на письмо, которое находится в архиве, то вся цепочка автоматически появится во «Входящих».

Использование архивирования очень удобно в тех случаях, когда вы хотите почистить папку «Входящие», но не желаете удалять письма. Вместе с автоматической фильтрацией этот инструмент предоставляет вам исключительно мощное средство для упорядочивания вашей корреспонденции.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *