Подготовка к печати, сохранение, удаление Google Документа

Редактирование докуметна«Онлайн офис» Google позволяет создать текстовый документ, добавлять заголовки, менять шрифт, выравнивать абзацы, вставлять графические объекты, таблицы и много чего еще. Хотите добавить сноски, колонтитулы или оглавление – пожалуйста. Нужно распечатать документ или сохранить его в в PDF-формате, разработчики позаботились и об этом.

Иногда, работая над документом в обычном приложении для Windows, я забывал нажать заветное сочетание клавиш «Ctrl + S» (сохранить) и терял целые абзацы набранного текста. Не буду приводить здесь выражения, которые невольно вырываются в такие моменты. При работе с Google Документами у вас не будет таких проблем. Система автоматически производить сохранение несколько раз в минуту.

Сегодня поговорим о том, как можно улучшить ваши документы при работе с Google Docs и о том, как сохранить, удалить, переименовать документ.

Дополнительные возможности оформления документа

Сноски

Сноска это краткое пояснение, разъясняющее смысл какого-либо термина или примечание к основному тексту. Сноски, располагаются внизу страницы и связаны с основным содержимым специальным знаком. Обычно это число, указывающее порядковый номер примечания, напечатанное уменьшенным шрифтом.

Чтобы добавить сноску в Google Документ:

  1. Выделите слово, к которому надо добавить сноску.
  2. В меню «Вставка» выберите команду «Сноска».
  3. Отредактируйте текст сноски внизу страницы.

Колонтитулы

В Википедии дано следующе определение. Колонтитул — заголовок (имя автора, название произведения, части, главы, параграфа и т. д.), присутствующий на всех или нескольких страницах печатного издания.

Если это официальный документ, в колонтитуле можно указать название организации.

В Google Документе можно отдельно настроить колонтитулы для верхней и нижней части страницы, воспользовавшись меню «Вставка».

Колонтитулы и сноски в Google Документе

Оглавление

Оглавление представляет общую структуру вашего документа, его план. Взглянув на заголовок можно сразу определить, интересен вам документ или нет. Оглавление позволяет быстро ориентироваться в тексте, находить нужную информацию. Особенно это относится к объемным и сложноструктурированным текстам.

Google Документ строит оглавление по заголовкам автоматически. Поэтому при составлении документа важно правильно указывать нужный тип заголовка. Если вам не нравится его вид, изменить стиль, но не ставьте тот, который больше подошел внешне. Например, не следует вместо «Заголовок 2» ставить «Заголовок 3» или «Заголовок 4».

Для вставки оглавления:

  1. Установите курсор в то место, куда хотите добавить оглавление.
  2. Выберите «Вставка – Оглавление».

Система добавит список заголовков документа в виде ссылок. Щелкнув мышкой по любой из них, вы перейдете к соответствующей части текста.

Никогда не изменяйте оглавление вручную. Отредактируйте документ, перейдите к оглавлению и нажмите кнопку «Обновить оглавление», чтобы внести изменения.

Оглавление Google Документа

Подготовка документа к печати

Разрыв страниц

Для разделения больших смысловых фрагментов текста используйте разрывы страниц. Закончили раздел документа, зайдите в меню «Вставка» и нажмите «Разрыв страницы» или сочетание клавиш Ctrl + Enter.

Настройка ориентации и полей

Чаще всего в документах используется вертикальная ориентация текста. То есть, ширина страницы меньше ее длины. Но иногда, для лучшего представления информации, выгоднее использовать горизонтальную ориентацию. Например, в «фотоальбоме» или если необходимо показать диаграммы, графики и пр.

Поля тоже имеют немаловажное значение. Где то надо сделать небольшой отступ по краям документа, в некоторых случаях эффектнее смотрятся широкие поля.

Эти параметры для Google Документа настраиваются в меню «Файл – Настройка страницы».

Помимо ориентации и полей, здесь можно указать размер бумаги и другие параметры. У вас есть предпочтения по настройке полей? Укажите нужные значения и нажмите кнопку «Установит по умолчанию». Теперь у всех новых документов сразу будут установлены желаемые поля.

Печать документа

После того, как вы выполнили заключительную правку документа, можете его распечатать. Зайдите в меню «Файл» и кликните по пункту «Печать». Если у вас браузер Google Chrome, программа предложит выбрать принтер, диапазон печатаемых страниц и др. Укажите необходимые параметры и нажмите кнопку «Печать». Для других браузеров система сначала преобразует ваш документ в PDF-формат, а затем загрузит его и предложит распечатать.

Переименование документа

По умолчанию новому документу присваивается название «Новый документ». Изменить его можно двумя способами.

Щелкните мышкой по заголовку документа сверху и введите, как хотите его назвать. Или зайдите в меню «Файл – Переименовать» и сделайте то же самое.

Как сохранить документ на компьютер?

Если вам нужно продолжить работу с документом в другой программе или передать его пользователю, у которого нет возможности работать с Google Документами, можете сохранить документ в виде файла.

Для этого:

  1. В открытом документе в меню «Файл» выберите команду «Скачать как».
  2. Укажите формат файла: DOCX (Word), ODT (OpenOffice), RTF, PDF, ZIP (HTML + изображения).
  3. Документ появится в папке загрузок.
  4. Скопируйте его в более подходящее место.

Экспорт Google Документа

Удаление документа

Также как электронный почтовый ящик нуждается в периодической чистке от лишних писем, так и ваш Google Диск время от времени нуждается в уборке. У вас могут накопиться временные документы или такие, информация в которых устарела. Смело удаляйте такие файлы.

Как это сделать?

  1. Зайдите на ваш Google Диск.
  2. Отметьте «галочкой» слева те документы, которые хотите удалить.
  3. Нажмите кнопку с изображением корзины на панели инструментов сверху.
  4. Файлы попадут в «корзину» и их еще можно будет восстановить в течение 30 дней. После этого документы исчезнут безвозвратно.

Надеюсь, что ваши сомнения по поводу использования Google Docs уменьшились. Теперь вы знаете, что в любой момент можете распечатать документ или сохранить его формате Word для дальнейшего редактирования.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *