Защита и контроль данных в таблицах Google

Защита данныхКогда приходится работать со сложными таблицами, с большим количеством связанных данных, где много функций и зависимостей, встает вопрос, как защитить информацию от случайного изменения.

Можно  непреднамеренно удалить формулу в ячейке и все расчеты «поплывут». Не всегда сразу удается заметить такую ситуацию, а потом приходится долго искать ошибку. Это особенно актуально, если с таблицей работают несколько пользователей. Иногда надо запретить ввод определенных значений. Как быть?

В Google таблицах существует специальные средства для защиты диапазона ячеек и всего листа, механизм контроля вводимой информации, а также возможность ограничить возможные значения ячейки фиксированным массивом.

Как предотвратить данные в таблице от случайного изменения

Защищаем ячейки и диапазоны

  1. Выделяем одну или несколько ячеек.
  2. Переходим в меню «Данные» — «Защищенные листы и диапазоны…».
  3. В панели справа вводим небольшое пояснение (обязательно сделайте это, чтобы потом было легче ориентироваться) и нажимаем кнопку «Задать разрешения».
  4. Появится окно настройки, в котором надо для каждого пользователя указать доступные ему действия с указанным диапазоном.

Задать разрешение на изменение диапазона вы сможете только в том случае, если таблица находится в совместном доступе и определены пользователи, которые могут с ней работать. Именно для них будут настраиваться ограничения.

Защита диапазона данных в Google таблице

Защищаем лист

Чтобы защитить все данные на листе, на вкладке листа щелкните стрелку и в меню выберите «Защитить лист…» или воспользуйтесь меню «Данные» — «Защищенные диапазоны и листы…». Далее проделайте все то, что описано выше для защиты диапазона. Разница в том, что в панели настроек справа надо выбрать «Лист».

Защитить лист в таблице Google

Обратите внимание, что описанные инструменты не обеспечивают безопасность вашей информации. Пользователи, которым открыт доступ к таблице, смогут ее распечатать и скопировать. Кроме того, при копировании таблицы защита с данных снимается, и читатели смогут их изменить.

Чтобы убрать контроль, вызовите панель настройки, выберите диапазон, с которого хотите снять защиту и нажмите кнопку с изображением корзины.

Следим за вводимыми данными

Оградить пользователя от ввода неверных данных позволяет проверка. Например, можно разрешить использовать в ячейке только строки, содержащие определенные слова или только числа в указанном промежутке и т.д. При попытке добавить что-то другое будет выдано предупреждение.

Для установки контроля над вводимыми данными воспользуемся командой «Проверка…» из меню «Данные». Появится форма настройки, в которой:

  • Определяем одну или несколько ячеек, для которых надо осуществлять проверку.
  • Указываем критерии контроля (см. ниже).
  • Определяем действие при неверном значении: показывать предупреждение или запретить ввод данных.
  • Настраиваем отображение кнопки для просмотра списка возможных значений, предоставляя пользователю возможность выбирать значения из списка.
  • Вводим подсказку (по желанию), какие значения допустимы в данной ячейке.

Самым важным является правильно задать критерии проверки. Доступны следующие варианты:

  • «Значение из диапазона». В этом случае надо указать диапазон ячеек с данными. Когда пользователь будет осуществлять ввод в проверяемую ячейку, система отследит, входит ли это значение в заданный промежуток. Если это так, значение будет принято, иначе, появится предупреждение.
  • «Список значений». Значения надо указать через запятую.
  • «Число». Это вариант предусматривает проверку чисел на различные условия: между, больше, меньше некоторого значения и т.д.
  • «Текст» можно проверять на содержание или отсутствие определенного слова. Если вводится адрес электронной почты, можно контролировать его корректность.
  • «Дата». Дату можно проверить на корректность, попадание в интервал и др.
  • «Ваша формула». Произвольный набор условий, который формируется с помощью выражений и функций, допустимых в Googleтаблицах. Например, с помощью выражения «=ISODD(A1)» число проверятся на четность.

Как видите, встроенные средства позволяет проводить поверку данных по самым разным условиям.

Рассмотрим небольшой пример. Возьмем таблицу продаж по периодам и будем проверять данные за январь. Исходим из предположения, что количество проданного товара не может быть отрицательным и больше 1000. Не дадим пользователю вводить неверные значения, а чтобы он понял в чем дело, дадим ему подсказку.

Проверка данных

Теперь, если ввести ошибочные данные, система проигнорирует их и покажет сообщение.

Подсказка по значениям

Еще один пример. На этот раз дадим пользователю возможность выбора из списка. Пусть это будет журнал оценок учащихся. В правилах проверки укажем возможные значения и другие настройки (см. рисунок ниже).

Список оценок

После этого таблица примет вид, представленный ниже. В каждой ячейке, для которой установлен контроль, появится небольшая стрелка, при нажатии на которую будет появляться список оценок.

Выбор значения из списка

Для отключения проверки вызовем окно настройки, как мы делали выше и с помощью кнопки «Удалить проверку» отключим контроль в нужных ячейках.

Условное форматирование

Условное форматирование не является средством защиты данных. Тем не менее, его можно использовать, для указания ячеек, где «что-то не так». Этот инструмент, предназначен для изменения внешнего вида ячейки на основе его содержимого. Например, можно задать условие, при котором все ячейки, содержащие отрицательные значения будут окрашены в красный цвет. Как это сделать?

  1. Указать ячейки.
  2. Зайти в меню «Формат» и щелкнуть мышкой по пункту «Условное форматирование».
  3. Указать параметры: условие, при наступлении которого будете применено форматирование; оформление; диапазон ячеек, к которым будет применяться правило.
  4. Задать другие правила. Таблицы Googleдопускают до 5 вариантов условного оформления.

Применим условное форматирование к журналу оценок учащихся. Настройки будут выглядеть так.

Настройка условного форматирования

А результат следующим образом.

Результат условного форматирования

Условное форматирование можно применять как для визуального контроля вводимых данных, так и для выделения определенных значений в большом информационном массиве.

Подумайте, где бы вы могли использовать описанные выше механизмы. Придумайте несколько примеров и обязательно опробуйте их в деле, чтобы в нужный момент смогли легко применить новые знания.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal

Защита и контроль данных в таблицах Google: 2 комментария

  1. Валерий

    А если список значений в гугл таблицах не целый, а дробный, например
    5,23 потом 4,26 как их перечислять через запятую, чтобы гугл верно воспринимал?

  2. Kir

    Здравствуйте.
    Спасибо за статью!
    Защита данных очень актуальна при предоставлении общего доступа по ссылке.
    Не смог разобраться только с одной проблемой, а именно как ограничить доступ (по ссылке с возможностью редактирования) к редактированию из панели меню, ведь она все равно дает право на редактирование. Если бы было решение этой проблемы 🙁

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *